De fleste styrer vet at avtalene i borettslaget bør gjennomgås med jevne mellomrom. Spørsmålet er ikke om det bør gjøres – men hvem som skal gjøre det. I praksis har styret tre alternativer: gjøre det selv, be forretningsføreren om hjelp, eller bruke en digital selvhjelpsportal. Her er hva de ulike alternativene faktisk innebærer – og hvorfor Bospar ble til.
Alternativ 1: Styret gjør det selv
Mange styrer forsøker å ta avtalegjennomgangen selv. Det er forståelig – det er tross alt styrets ansvar å forvalte borettslagets økonomi. Men i praksis møter de raskt på utfordringer.
For det første er det tidkrevende. Å kartlegge alle avtaler, sjekke oppsigelsesfrister, innhente tilbud, sammenligne på likt grunnlag og føre forhandlinger – det krever mange timer. Timer som frivillige styremedlemmer sjelden har overskudd av, ved siden av jobb og familieliv.
For det andre mangler de fleste styrer benchmark. Uten å vite hva sammenlignbare borettslag betaler for de samme tjenestene, er det vanskelig å vite om et tilbud er godt eller ikke. Man risikerer å akseptere det man får – fordi man ikke har noe å sammenligne med.
Og for det tredje: Selv om styret gjør en god jobb på én avtale, er det sjelden kapasitet til å ta alle avtaler samtidig. Forsikring, vaktmester, strøm, renhold, kabel-TV, forretningsfører – det er mange poster, og hver krever sin egen prosess.
Alternativ 2: Be forretningsføreren om hjelp
Dette er kanskje det vanligste alternativet. «Vi har jo OBOS / USBL / GOBB / OBF – kan ikke de hjelpe oss med avtalene?»
Svaret er: Til en viss grad, men det er viktige begrensninger.
Forretningsførerens jobb er ikke å reforhandle driftsavtaler. Forretningsføreren tar seg av regnskap, fakturering, budsjett og styreadministrasjon. Noen tilbyr også hjelp med innkjøp gjennom egne rammeavtaler – men det er noe helt annet enn en aktiv forhandlingsprosess.
Rammeavtaler er ikke alltid det beste alternativet. Når en forretningsfører hjelper med avtaler, bruker de typisk sitt eget leverandørnettverk. Det betyr at de sjelden går bredt ut i markedet. Vi ser jevnlig at rammeavtaler er dyrere enn det styret kan oppnå ved å innhente tilbud fra 5–6 leverandører utenfor nettverket.
Forretningsføreren reforhandler aldri sitt eget honorar. Forretningsføreravtalen er ofte en av de avtalene med størst potensial for besparelse – men den vil aldri bli utfordret av forretningsføreren selv.
Vi jobber med hundrevis av borettslag og sameier som alle har forretningsfører – og vi finner besparelser hos samtlige. Å ha forretningsfører og å bruke en kostnadsrådgiver er ikke enten-eller. Det er to ulike funksjoner.
Alternativ 3: Digitale selvhjelpsportaler
Det finnes noen tjenester som tilbyr å hjelpe borettslag med å «sammenligne avtaler» digitalt. Det høres effektivt ut – men hva gjør disse portalene egentlig?
I praksis sender de fleste av dem masseutsendelser per e-post til leverandører og samler inn tilbudene som kommer tilbake. Det kan gi et greit startpunkt – men det er langt fra det samme som en reell forhandlingsprosess.
Å innhente tilbud er bare steg én. Etter det må noen følge opp med leverandørene, avtale befaring, stille de riktige spørsmålene om hva som er inkludert og hva som ikke er det, forhandle pris og vilkår, og kvalitetssikre at den nye avtalen faktisk dekker borettslagets behov. En portal gjør ingen av disse tingene for deg.
Hva Bospar gjør annerledes
Bospar er en kostnadsrådgiver som gjennomfører hele prosessen på vegne av styret – fra kartlegging av alle avtaler, via innhenting av tilbud og aktiv forhandling, til ferdig presenterte alternativer som styret kan ta stilling til.
Her er det som skiller oss fra alternativene:
Vi gjennomgår alle avtaler – samtidig. Der styret kanskje tar én avtale om gangen, tar vi hele kostnadsbasen i én prosess. Forsikring, vaktmester, strøm, renhold, kabel-TV, forretningsfører, heis, låsesystemer – alt.
Vi har benchmarkdata. Fordi vi jobber med et stort antall borettslag og sameier, vet vi hva sammenlignbare boligselskaper betaler. Det gir oss et forhandlingsgrunnlag som et enkelt styre ikke har.
Vi oppnår bedre priser. Kombinasjonen av markedsinnsikt, forhandlingserfaring og vilje til å gå bredt ut i markedet gjør at vi konsekvent oppnår bedre betingelser enn det styret eller forretningsføreren får til alene.
Vi gjør det raskere. Det som ville tatt et styre mange kvelder over flere måneder, gjør vi på et par uker – fordi vi har prosessene, verktøyene og kontaktene på plass.
Styret sparer tid. Styremedlemmer er frivillige. Tiden deres bør brukes på beslutninger, ikke på å jakte tilbud.
Et eksempel fra virkeligheten
Et borettslag hadde fått hjelp av sin forretningsfører med å reforhandle forsikringsavtalen noen år tidligere. Da Bospar gjennomgikk avtalen, innhentet vi tilbud fra 5–6 forsikringsselskaper – mot de 1–2 som forretningsføreren hadde kontaktet. Resultatet: over 40 % lavere premie. Årsaken var enkel – avtalen hadde blitt gammel, og markedet hadde endret seg.
Hva det koster
Ingenting – med mindre vi faktisk finner besparelser. Bospar tar betalt som en andel av besparelsen vi oppnår det første året. Ingen besparelse = ingen kostnad.
Hvis vi ikke finner noe å spare, får styret i det minste en bekreftelse på at eksisterende avtaler er konkurransedyktige – og det er også verdt noe.
Vi har ikke konsesjon fra Finanstilsynet som megler eller formidler av lån og forsikring. Innen disse kategoriene vil vi alltid hente inn tilbud med like vilkår og dekninger som boligselskapet allerede har, og presenterer disse uten å gi råd eller anbefalinger.